Dalam sebuah bisnis, setiap aliran dana harus terekam dengan baik. Catatan mengenai setiap transaksi, baik berupa pembayaran, pemasukan, maupun pembiayaan lainnya dalam perusahaan akan berguna untuk mengevaluasi performa suatu bisnis. Selain itu juga dapat menjadi dasar untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Kini, transaksi bisnis mengalami inovasi melalui sistem transfer yang dinilai lebih aman. Setiap individu dapat bertransaksi tanpa melalui orang lain atau pihak bank, transfer dapat dilakukan menggunakan aplikasi yang disediakan pada telepon genggam. Dengan demikian, setiap transaksi dapat langsung diarsipkan oleh pihak yang mentransfer ataupun pihak penerima. Lalu, bagaimana sistem transaksi bisnis sebelum adanya sistem praktis seperti transfer melalui telepon genggam? Apa saja tipe transaksi yang digunakan? Bagaimana cara pengarsipannya? Mari kita pelajari bab berikut untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
A. Jenis Dokumen Transaksi Bisnis
Transaksi keuangan adalah kejadian-kejadian dalam perusahaan yang bersifat finansial dan akan memengaruhi posisi keuangan perusahaan. Transaksi keuangan berhubungan dengan pihak internal dan eksternal. Setiap transaksi harus didukung dengan bukti transaksi (business papers) agar dapat dipertanggungjawabkan. Tanpa bukti transaksi, pencatatan tidak dapat dilakukan. Berikut jenis dokumen pada transaksi bisnis.
1. Transaksi Bisnis Internal
Transaksi internal adalah transaksi yang dibuat dan beredar di lingkungan perusahaan dan tidak berhubungan dengan pihak luar. Transaksi internal biasanya berupa perintah dari satu bagian ke bagian lain atau perintah dari atasan kepada bagian yang ada pada perusahaan berupa bukti memorial. Contoh transaksi internal antara lain sebagai berikut.
a. Perhitungan penggunaan perlengkapan kantor/pabrik dengan bukti berupa memo dari manajer.
b. Penghapusan piutang dengan bukti memo manajer.
c. Penyusutan asset tetap dengan bukti dari manajer terhadap bagian pembukuan dan sebagainya.
d. Pemberitahuan beban-beban yang masih harus dibayar.
2. Transaksi Bisnis Eksternal
Transaksi keuangan eksternal, yaitu transaksi yang dilakukan perusahaan dengan melibatkan pihak lain di luar perusahaan. Pada transaksi eksternal, terjadi proses pertukaran antara perusahaan dan pihak lain di luar perusahaan, seperti pertukaran barang, jasa, dan uang. Contoh transaksi eksternal antara lain sebagai berikut.
a. Membeli perlengkapan kantor.
b. Menerima hasil penjualan jasa.
c. Membayar utang kepada kreditur.
d. Membayar gaji karyawan perusahaan.
e. Membeli barang dagang kepada salah satu pemasok.
3. Dokumen Transaksi
a. Kuitansi dan Sus Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Pada jumlah tertentu, kuitansi harus dibubuhi materai (lebih dari 5 juta) sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kuitansi yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusan atau sus kuitansi (bonggol kuitansi) disimpan oleh pihak penerima.
Keterangan:
Sus (Souche) = Bagian/potongan kecil dari tiap lembar kuitansi yang ditinggal dalam blok/buku kuitansi sebagai bukti penerimaan pembayaran atas jasa atau barang yang dijual. Bukti transaksi berupa Sus dipegang oleh si penerima uang, sebagai bukti penerimaan uang untuk diberikan kepada bagian pembukuan.
b. Cek (Cheque)
Cek (cheque) adalah surat perintah dari nasabah pemegang rekening bank yang telah menandatangani cek kepada bank. Cek digunakan untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pihak yang disebutkan di dalamnya atau kepada pemegang cek. Selanjutnya, cek diuangkan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, baik secara tunai maupun pemindahbukuan.
Pencairan cek di bank yang bukan bank penerbit cek dilakukan melalui proses kliring. Biasanya, inkaso untuk cek yang berasal dari dalam kota membutuhkan waktu satu hari, sedangkan inkaso untuk cek yang berasal dari luar kota atau luar negeri membutuhkan waktu satu minggu sampai 1 bulan, tergantung jarak dan sarana yang digunakan.
Cek terdiri atas lembar utama sebagai alat bukti pembayaran dan sus cek yang disimpan sebagai bukti pengeluaran. Perhatikan contoh cek dan cara penggunaannya berikut ini.
1) Cek Atas Nama
Cek atas nama merupakan cek yang diterbitkan atas nama seseorang atau badan hukum tertentu yang tertulis jelas di dalam cek. Sebagai contoh, sebuah cek tertulis perintah bayar kepada Tn. Antoni sejumlah Rp 6.000.000,00 atau perintah bayar kepada PT Nasmoco uang sejumlah Rp 2.000.000,00. Cek ini yang disebut dengan cek atas nama dengan catatan kata “atau pembawa” di belakang nama yang diperintahkan dicoret.
2) Cek Atas Unjuk
Cek atas unjuk merupakan kebalikan dari cek atas nama. Di dalam cek atas unjuk, tidak tertulis nama seseorang atau badan hukum tertentu. Pihak manapun dapat menguangkan cek. Sebagai contoh, di dalam cek tersebut tertulis bayarlah uang tunai atau cash atau tidak ditulis kata-kata apa pun.
3) Cek Silang
Cek silang atau cross cheque merupakan cek yang diberi dua tanda silang di pojok kiri atas. Cek ini sengaja diberi silang sehingga fungsi cek yang semula tunai berubah menjadi nontunai atau sebagai pemindahbukuan.
4) Cek Mundur
Cek mundur merupakan cek yang diberi tanggal mundur dari tanggal sekarang. Contoh hari ini tanggal 2 November 2018, Tn. Antoni bermaksud mencairkan selembar cek yang tertulis tanggal 6 November 2018. Jenis cek inilah yang disebut dengan cek mundur atau cek yang belum jatuh tempo. Hal ini biasanya terjadi karena ada kesepakatan antara pemberi cek dan penerima cek.
5) Cek Kosong
Cek kosong atau blank cheque merupakan cek yang dananya tidak tersedia di dalam rekening giro. Contoh nasabah Tn. Pratama menarik cek senilai Rp 60.000.000,00 yang tertulis di dalam cek tersebut, tetapi dana yang tersedia di rekening giro tersebut hanya ada Rp 50.000.000,00. Apabila dilakukan penarikan, dana yang kurang sebesar Rp 10.000.000,00. Jadi, jelas cek tersebut kurang jumlahnya dibandingkan dengan jumlah dana yang ada.
c. Bilyet Giro
Bilyet giro adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro. Pihak penerima tidak bisa mencairkan dalam sejumlah nominal yang tercantum pada bilyet giro, tetapi saldo rekening penerima akan bertambah.
d. Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti pembelian atau penjualan barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Nota kontan asli diserahkan kepada pembeli dan tembusannya disimpan pihak penjual sebagai bukti transaksi penjualan tunai.
e. Faktur (Invoice)
Faktur merupakan surat bukti pembelian atau penjualan barang secara kredit. Penjual akan membuat faktur penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang, sedangkan pembeli akan menerima faktur pembelian sebagai bukti pembelian barang. Faktur dibuat rangkap tiga (putih, kuning, dan merah). Lembar merah diberikan kepada pembeli pada saat terjadi transaksi dan penyerahan barang. Lembar kuning disimpan penjual untuk bagian akuntansi, sadangkan lembar putih (asli) diserahkan pembeli bersamaan saat pelunasan.
f. Nota Kredit (Credit Memorandum)
Nota kredit merupakan bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga karena barang yang diterima oleh pembeli tidak sesuai pesanan atau rusak. Nota kredit dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli. Lembar asli diberikan kepada pembeli, sedangkan salinannya disimpan oleh penjual.
g. Nota Debit
Nota debit adalah bukti transaksi pengembalian barang dari pembeli atas transaksi pembelian kredit. Transaksi dibuat oleh pembeli atas retur pembelian karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan.
h. Bukti memorial
Bukti memorial adalah bukti transaksi internal berupa memo dari pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan suatu kejadian.
i. Bukti Kas Masuk (BKM)
Bukti kas masuk merupakan bukti untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai, seperti kuitansi penagihan, nota kontan, atau bukti lain. Bukti-bukti tersebut dibuatkan bukti kas masuk, sedangkan salinan nota kontan atau kuitansi digunakan sebagai lampiran.
j. Bukti Kas Keluar (BKK)
Bukti kas keluar merupakan bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai. Contohnya pembelian barang dagang dengan tunai, membayar utang, dan membayar beban. Dengan adanya pengeluaran uang kas tersebut, perusahaan mendapat bukti transaksi seperti kuitansi, faktur, dan nota kontan. Bukti transaksi tersebut merupakan lampiran atau pendukung bukti kas keluar.
k. Faktur Penjualan/Bukti Penjualan/Laporan Pengeluaran Barang
Faktur penjualan merupakan bukti yang digunakan untuk membukukan transaksi penjualan barang.
l. Bukti pembelian/Laporan Penerimaan Barang
Bukti pembelian merupakan dokumen untuk membukukan transaksi pembelian.
m. Bukti Umum/Bukti Memorial
Bukti umum digunakan untuk membukukan transaksi yang tidak dapat menggunakan bukti-bukti transaksi yang sudah dijelaskan sebelumnya. Contohnya untuk membukukan perhitungan beban penyusutan, penghapusan piutang, retur pembelian, dan retur penjualan.
B. Peralatan Penyimpanan Dokumen Transaksi
1. Sistem Penyimpanan dalam Lemari Arsip
Penyimpanan dokumen harus rapi dan sesuai agar ketika dibutuhkan dokumen tersedia dalam keadaan baik (tidak mengalami kerusakan atau hilang). Penyimpanan dokumen saat ini menjadi semakin canggih dan memudahkan penggunanya. Lemari arsip yang terbuat dari kayu, alumunium, dan baja tahan api menjadi salah satu peralatan penyimpanan dokumen transaksi yang biasa digunakan. Lemari arsip memiliki dua jenis, yaitu sebagai berikut.
a. Filling Cabinet
Lemari jenis ini memiliki beberapa laci yang berjumlah 4-5 laci. Digunakan untuk menyimpan dokumen transaksi secara tegak lurus dari atas ke bawah (vertikal).
b. Lateral Filling Cabinet
Lemari jenis ini mampu menyimpan lebih banyak dokumen transaksi karena disimpan secara berdiri (lateral) dan biasanya disusun berderet menyamping.
2. Sistem Penyimpanan dalam Map Arsip
Jenis map arsip yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen transaksi adalah sebagai berikut.
a. Stopmap Folio
Map ini memiliki daun penutup pada setiap sisinya yang berfungsi menopang surat yang diletakkan di dalam map agar tidak berjatuhan.
b. Map Snelhecter
Map ini tidak memiliki daun penutup, tetapi terdapat penjepit di bagian tengah yang digunakan untuk menopang surat.
c. Folder
Map ini berupa lipatan kertas tebal atau plastik dengan tab (bagian menonjol di sebelah atas), tanpa daun penutup atau penjepit di bagian tengah. Dokumen transaksi yang disimpan dalam folder biasanya sudah siap untuk dimasukkan ke dalam kotak arsip atau filling cabinet.
d. Hanging Folder
Map ini hampir sama dengan folder, tetapi memiliki besi penggantung yang dapat dipasangkan dalam filling cabinet.
e. Ordner
Ordner merupakan map besar yang terbuat dari karton tebal. Di dalam ordner terdapat besi penjepit yang dapat memuat sekitar 500 lembar dokumen transaksi. Sebelum dimasukkan ke dalam ordner, dokumen transaksi harus terlebih dahulu dilubangi menggunakan perforator.
f. Alat Sortir
Alat sortir yaitu alat yang digunakan untuk memisahkan penyimpanan dokumen transaksi sesuai dengan jenisnya.
g. Guide
Guide yaitu sekat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai pembatas atau penyangga agar penyimpanan dokumen transaksi lebih rapi dan teratur.
3. Peralatan Pendukung
Peralatan pendukung penyimpanan dokumen transaksi adalah sebagai berikut.
a. Mesin Penjilid
Mesin penjilid yaitu mesin yang digunakan untuk menjilid dokumen dengan menggunakan sampul plastik dan kawat spiral.
b. Stapler (Hecht Machine Stapler)
Stapler yaitu alat yang terdiri dari penjepret dan pembuka isi stapler. Penjepret kertas digunakan untuk menjepret kertas. Sementara itu, pembuka isi staples digunakan untuk membuka isi stapler agar kertas tidak rusak atau sobek.
c. Perforator
Perforator yaitu alat yang digunakan untuk melubangi dokumen transaksi sebelum dimasukkan ke dalam folder atau ordner. Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukkan dalam map snelhecter.
d. Mesin Pemotong Kertas (Paper Cutter/Guillotine)
Paper cutter/guillotine yaitu mesin yang digunakan untuk memotong kertas sesuai ukuran yang kita inginkan.
e. Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)
Shredder yaitu mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak digunakan lagi.
C. Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi
1. Sistem Abjad (Alphabetical System)
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad.
2. Sistem Tanggal (Chronological System)
Sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan waktu.
3. Sistem Nomor (Numerical System)
Sistem nomor yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka.
4. Sistem Wilayah (Geographical System)
Sistem wilayah yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.
Sumber:
Harti, Dwi. Puji Nuryati dan Wiwik Nurfiana. 2019. Administrasi Transaksi. Jakarta: Erlangga.
Komentar